الرئيسية
[100%] 
الأسس المهنية لإدارة المشاريع
تعمل الجمعية على ابتكار أفكار مشاريع تستجيب لاحتياجات الفئات المستهدفة، وتقيَم هذه الأفكار وتختار اكثرها اولوية واهمية، وتعرض الجمعية مبرراتها لاختيار فكرة المشروع وتناقشها مع كافة المعنيين.
تعمل الجمعية، وبجهد جماعي، على ترجمة فكرة المشروع الى خطة مكتوبة تحدد الأهداف التي تسعى الى تحقيقها من المشروع، والانشطة والخدمات التي ستنفذها في إطار المشروع، والفئات المستهدفة من هذا المشروع. كما تضع خطتها في خطتها النتائج المتوقع تحقيقها من تنفيذ المشروع، وتحدد بشكل دقيق الاجراءات والمهام الواجب اتخاذها للإعداد ولتنفيذ المشروع.
تعمل الجمعية على تحديد الوظائف الرئيسية في المشروع وتضع تصوراً للمهارات والخبرات الواجب توافرها في من يشغل هذه الوظائف. وتعتمد الجمعية نظام عمل يحقق الانتاجية والفعالية في أداء الموظفين، وذلك من خلال تحديد مهامهم التي يجب ان يباشروها، والجهد الذي يحتاجونه لتنفيذها، والوقت المخصص لهم لإنجازها. وتعمل الجمعية على متابقة وتقييم أداء الموظفين بالاعتماد على مؤشرات تستخرجها من نظام العمل والوصف الوظيفي الخاص بكل وظيفة. كما تعمل الجمعية على وضع موازنة مفصلة لتنفيذ المشروع وتحدد المعدات والاجهزة التي يحتاجها الموظفون لتنفيذه.
تعمل الجمعية على متابعة وضبط سير المشروع اثناء تنفيذه، وذلك من خلال خطة متابعة تشمل حسن تطبيق المشروع وكافة انشطته وخدماته، والتأكد من إدارة موارد المشروع المالية، ومدى التزام فريق العمل بأداء ادوارهم ومهامهم بانجازية وفعالية، ومدى استعدادهم لتنفيذ النشاطات المتبقية، ومعالجة المخاطر التي قد يتعرض لها المشروع اثناء تنفيذه.
تعمل الجمعية على اتخاذ الخطوات الادارية والمالية اللازمة لإنهاء المشروع وتعمل على توثيق ما انجزته في تقارير خاصة، وتعمل على تقييم المشروع والاستفادة من نتائج التقييم في تحسين أدائها.
يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• التعرف على كيفية الوصول الى افكار مشاريع وكيفية تقييم هذه الافكار
• تصميم خطة المشروع وذلك من خلال التعرف على عناصرها الرئيسية
• طرق إدارة موارد المشاريع البشرية والمالية
• اساليب توجيه المشروع عند تطبيقه
• كيفية التعامل مع المشروع عند انتهائه
أولاً: معلومات اساسية عن إدارة المشاريع
• ما هي إدارة المشاريع ؟ وماذا ندير فيها ؟
المشروع هو مجموعة من الانشطة التي يتم تطبيقها لتحقيق أهداف محددة في فترة زمنية محددة، ويمكن تعريف إدارة المشروع بأنها وظيفة الإدارة التي تسعى الى قيادة مشروع ما من بدايته مروراً بتطبيقه وصولاً الى انتهائه.
وتختلف إدارة المشروع عن إدارة البرنامج في أنها تسعى الى تحقيق أهداف قصيرة المدى، وان إدارة البرنامج اوسع وأشمل من إدارة المشروع حيث انها قد تحتوي على اكثر من مشروع واحد.
وستلاحظ الجمعية انها عندما تدير مشروع ما فإنها واقعياً تدير ثلاثة جوانب رئيسية، وهي: أهداف ونتائج، موارد، واجراءات وعمليات. ففي اي مرحلة من مراحل المشروع تقوم الجمعية على إدارة هذه الجوانب الثلاثة.
• دورة حياة المشروع:
اي مشروع بغض النظر عن طبيعته ومدته وحجم نشاطاته، يمر بمراحل محددة تسمى "دورة حياة المشروع"، وهي:
• التفكير في المشروع: وهي المرحلة التي تقوم فيها الجمعية بإبتكار فكرة للمشروع، وتبحث خلالها عن اولوية هذه الفكرة وجدواها.
• التخطيط للمشروع: وهي المرحلة التي ينتقل فيها المشروع من مجرد فكرة الى خطة توضح أهدافه ونشاطاته وخدماته والفئات الذين يخدمهم وكيف يستخدمهم.
• رصد الموارد: وهي المرحلة التي تدرس فيها الجمعية الموارد البشرية والمالية التي تحتاجها لتنفيذ المشروع، وتعيين الافراد وفرق العمل وتوزيع الأدوار والمسؤوليات عليهم.
• تطبيق المشروع: وهي المرحلة التي يتم فيها بدء تنفيذ المشروع وتعمل خلالها الجمعية على إدارة أداء المشروع والتأكد من انه يجري وفق ما هو مخطط له وفي الاتجاه الصحيح.
• إنهاء المشروع: وهي المرحلة التي تنهي فيها الجمعية سريان المشروع بعد تقييمها لمدى تطبيقه للأهداف ولآثار المرجوة منه.
ثانياً: فكرة المشروع
• من أين نأتي بأفكار للمشاريع ؟
اي جمعية تسعى الى تنفيذ اكبر عدد ممكن من المشاريع الناجحة، وقد تواجه هذه الجمعيات صعوبات في تصميم وتنفيذ هذه المشاريع، ويعود ذلك الى انها قد لا تختار المشروع الذي يتناسب مع قدراتها وتخصصها او لا يتناسب مع المستفيدين منه.
وحتى تتمكن الجمعية من اختيار المشروع الصحيح لا بد ان يأتي هذا المشروع لكي يلبي احتياج فئات محددة، وان تكون هذه الاحتياجات واقعية وضرورية وان يأتي المشروع بنشاطات وخدمات تستجيب لهذه الاحتياجات.
فأفضل وسيلة لابتكار أفكار لمشاريع واختيارها هي ان تقوم الجمعية بتحديد فئاتها المستهدفة، وان تعمل على تحديد احتياجاتهم بشكل دقيق، وان تفكر بالأنشطة التي يمكنها ان تقوم بها لتلبي هذه الاحتياجات.
ويمكن اجراء تحديد الاحتياجات باستخدام عدة وسائل مثل الاستمارات، المقابلات، المجموعات المركزة... وغيرها، والمهم هنا ان تستخدم الجمعية الأداة التي تتناسب مع طبيعة الفئة المستهدفة وتوصلها الى المعلومة الصحيحة.
وبعد ان تجري الجمعية تحديداً لاحتياجات الفئات المستهدفة، تحصل على معلومات تعكس واقع الفئات المستهدفة، وتعمل بعد ذلك الجمعية على تصنيف وتحليل هذه المعلومات للوصول الى استنتاجات، وتساعد هذه الاستنتاجات على توجيه الجمعية نحو أفكار لمشاريع يمكن ان تطبقها.
• اختيار فكرة المشروع ومشاركتها:
قد يؤدي تحديد الاحتياجات الى وصول الجمعية الى اكثر من فكرة مشروع، مما قد يؤدي الى اربتاكها في تحديد اي الأفكار ستنطبق. ولمعالجة مثل هذا الوضع لا بد للجمعية من انت تعمل على ترتيب هذه الأفكار حسب اولويتها واهميتها، ويمكن ان تستخدم الجمعية المؤشرات/ العوامل التالية في ترتيب اولويات افكار المشاريع:
• مدى تحقيق هذه الفكرة لرسالة الجمعية واستراتيجياتها واهدافها
• مدى الاستفادة التي ستجنيها الجمعية والفئات المستهدفة من تطبيق هذه الفكرة
• مدى تقبل الفئات المستهدفة لهذه الفكرة
• مدى خبرة الجمعية في تنفيذ مثل هذه الفكرة
• مدى توفر الامكانات لدى الجمعية لتنفيذ هذه الفكرة
• مدى تكلفة تطبيق هذه الفكرة على الجمعية
اي ان الجمعية تعمل على ترتيب اولويات هذه الأفكار من خلال تحليل "التكلفة والفائدة"، وتقوم الجمعية بعد ذلك باختيار الفكرة الاقل تكلفة والاكثر فائدة وتهمل الأفكار الاكثر تكلفة والاقل فائدة، وتبقي الأفكار الاقل تكلفة والاقل فائدة والأفكار الاكثر تكلفة والاكثر فائدة على قائمة تسمى "قائمة مشروعات مستقبلية" فقد تتغير الظروف بما يساعد الجمعية على تطبيقها ايضاً.
وبعد ان تختار الجمعية فكرة المشروع لا بد ان تعمل على تبرير الفكرة وشرحها وذلك من خلال إعدادها "لورقة مرجعية عن الفكرة"، ويجب ان تعمل الجمعية على مناقشة هذه الورقة المرجعية مع اعضاء الهيئة الادارية، العاملون، المتطوعون، والفئات المستهدفة للتأكد من صحة توجهها واخذ موافقة الهيئة الادارية على إعداد وتنفيذ هذا المشروع.
خلاصة: تعمل الجمعية على ابتكار أفكار مشاريع تستجيب لاحتياجات الفئات المستهدفة، وتقيَم هذه الأفكار وتختار اكثرها اولوية واهمية، وتعرض الجمعية مبرراتها لاختيار فكرة المشروع وتناقشها مع كافة المعنيين.
ثالثاً: التخطيط للمشروع
وهي تأتي مرحلة يمر بها المشروع، وتقوم فيها الجمعية بترجمة فكرة المشروع الى مجموعة من الأهداف والانشطة، ويمكن تطبيق مهارات التخطيط الاعتيادية في هذه المرحلة.
ومن المهم جداً ان تعمل الجمعية على ربط خطة المشروع بخطتها الاستراتيجية، حيث ان المشروع جزء من الخطة الاستراتيجية او على الاقل يحقق احد الاستراتيجيات الموجودة في الخطة الاستراتيجية.
ويمكن إعداد خطة المشروع بالاعتماد على العناصر التالية:
• اسم المشروع: حيث تبتكر الجمعية اسماً للمشروع وبإمكاننا كذلك تصميم شعار له.
• استراتيجية المشروع: وتعمل الجمعية هنا على ربط المشروع باستراتيجية الجمعية، وتبين كيف يستجيب لها ويحققها.
• اهداف المشروع: وتوضح الجمعية هنا الأهداف التي تسعى الى تحقيقها من تطبيق هذا المشروع، ولا بد ان تكون هذه الأهداف مؤدية الى استراتيجية المشروع.
ومن المهارات المتبعة في إعداد وصياغة الأهداف هي طريقة SMART ، حيث ان الهدف لا بد ان يكون:
• محدد
• قابل للقياس
• قابل للتطبيق
• واقعي
• ويأتي ضمن فترة زمنية محددة
• النشاطات الرئيسية في المشروع: حيث تقوم الجمعية هنا بعرض مفصل للنشاطات التي تنوي تقديمها من خلال هذا المشروع، مثلاً عقد دورة تدريبية، محاضرة، زيارة ميدانية، مؤتمر، دراسة...الخ.
ولا بد ان تتأكد الجمعية عند تفصيلها للنشاطات انها تحقق هذف او اكثر من اهداف المشروع، اي ان تتأكد من ان تنفيذ هذه الانشطة سيؤدي بالضرورة الى تحقيق الأهداف، فالانشطة مرتبطة بأهداف المشروع.
• تحديد الفئات المستهدفة: حيث تقوم هنا الجمعية بعرض الفئات التي ستستفيد من تنفيذ نشاطات وخدمات المشروع، ولا بد ان تذكر كيف ستستفيد الفئات المستهدفة، ولماذا اختارتها.
ومن المفضل، اذا كان المشروع يقدم اكثر من خدمة او فيه اكثر من نشاط، ان تقوم الجمعية بتحديد وتوزيع الفئات المستهدفة على هذه الخدمات والانشطة.
• النتائج المتوقعة: وتضع الجمعية هنا تصورها للنتائج التي تتوقعها من تنفيذ نشاطات المشروع، وتضع المؤشرات التي ستستخدمها لقياس تحقيق تلك النتائج.
كما يمكن للجمعية ان تورد في هذا العنوان العناصر المساندة لتطبيق النشاطات وايضاً العقبات التي قد تعترضها.
• الاجراءات: وهي من اصعب مراحل التخطيط، حيث ستعمل المنظمة على تحديد كافة الاجراءات والمهام التي ستتخذها من اجل تنفيذ وإدارة هذا المشروع، مثل: الاجتماعات التحضيرية، تحضير
المواد التدريبية او اوراق العمل او المحاضرات وطباعتها، ترتيب موقع النشاط، تحديد الفئات، تحديد الاحتياجات وإعداد ادواته، المتابعة، التقييم... الخ.
فهي اجراءات كثيرة ومتنوعة بتنوع النشاطات والخدمات التي يأتي بها المشروع، وعلى الجمعية ان تجتهد في تحديد هذه الاجراءات، ومن الطبيعي ان تصبح عملية تحديد الاجراءات من الامور البسيطة لدى الجمعية التي نفذت العديد من المشاريع لما تكَون عندها خبرة في إدارة المشاريع.
وبانتهاء الجمعية من التخطيط للمشروع فإنها تكون بذلك قد أعدَت الإطار المرجعي الشامل له، فخطة المشروع ستكون الاساس لإدارته والمرجع لمعرفة ما يلزم القيام به ومن اجل ماذا، ومن الضروري ان يساهم اكبر عدد ممكن من الجمعية في إعداد خطة المشروع، وبعد إعدادها لا بد ان تعمل الجمعية على تزويد الهيئة الإدارية بها والعاملون او اي طرف معني بها.
خلاصة: تعمل الجمعية، وبجهد جماعي، على ترجمة فكرة المشروع الى خطة مكتوبة تحدد الأهداف التي تسعى الى تحقيقها من المشروع، والانشطة والخدمات التي ستنفذها في إطار المشروع، والفئات المستهدفة من هذا المشروع. كما تضع خطتها في خطتها النتائج المتوقع تحقيقها من تنفيذ المشروع، وتحدد بشكل دقيق الاجراءات والمهام الواجب اتخاذها للإعداد ولتنفيذ المشروع.
رابعاً: إدارة موارد المشروع
وتعمل الجمعية في هذه المرحلة على تعيين وتهيئة الكادر البشري الذي سيباشر العمل على المشروع، بالاضافة الى تخصيص وتجهيز الموارد العينية والمالية اللازمة.
• الموارد البشرية:
حيث تعمل الجمعية على تحديد الوظائف الرئيسية للمشروع مثلاً: مدير مشروع، مساعد، باحث، سكرتير، محاسب...الخ. وتعمل على تعيين الاشخاص المناسبين لهذه الوظائف.
كما تعمل الجمعية على تحديد المهارات المطلوبة لكل وظيفة، فذلك يساعدها على الوصول الى الموظفين المناسبين وتعيينهم. ومن المفضل ان تجري الجمعية تحديداً لمستوى مهارات موظفي المشروع وان تزودهم بالتدريب والخبرات اللازمين لرفع مستوى مهاراتهم.
كما يجب ان تقوم الجمعية بوضع نظام عمل للمشروع بعد تحديد المهارات وتعيين الموظفين وتدريبهم، ويتمثل نظام العمل بتوزيع المهام الواجب القيام بها على الموظفين المعنيين بها.
وللوصول الى نظام عمل فعال، يجب ان تعمل الجمعية على وضع قائمة بالمهام التي تتوقع ان يقوم بها كل موظف، وهو ما يسمى "الوصف الوظيفي"، وبعد ذلك تقوم بتوزيع المهام عليهم بالاعتماد على وصفهم الوظيفي.
وحتى تضمن الجمعية انتاجية وفعالية الموظفين، لا بد ان تعمل على تحديد الجهد والوقت المطلوبين لتنفيذ المهام، وبالتالي ستستطيع ان تضع جدول عمل للموظفين يحدد لهم المهام المطلوب انجازها، والجهد الذي يحتاجون بذله لتحقيقها، والوقت المخصص لتنفيذها.
إن وضع مثل جدول العمل هذا للموظفين سيساعد كثيراً في تنفيذ اكثر من مهمة في نفس الوقت، حيث ان الموظف وضمن اوقات عمله الرسمية سيستطيع ان يوزع جهده على المهام المطلوبة منه حسب الوقت المخصص لها.
إن قيام الجمعية بالإعداد لكافة الامور السابقة يساعدها بشكل كبير على اجراء تقييم لأداء الموظفين، حيث ان الوصف الوظيفي وتوزيع المهام والوقت المخصص لها وغيرها كلها من الامور التي توفر مؤشرات واقعية تساعد الجمعية على قياس أداء الموظفين ومدى انجازيتهم وفعاليتهم.
• إدارة الموارد المالية والمعدات:
وتقوم الجمعية هنا على رصد وتجهيز اموال ومعدات المشروع، وذلك من خلال تقديرها للأموال التي تحتاج الى انفاقها على مختلف مراحل واجراءات ونشاطات المشروع، وكذلك تقديرها للمعدات والاجهزة التي يحتاجها الموظفين للقيام بأعمالهم.
وبذلك تكون الجمعية من وضع موازنة تقديرية للمشروع، وهو ما يساعدها من دراسة مدى توفر هذه الاموال والمعدات لديها للشروع بتنفيذ المشروع، او لتقديم المشروع ضمن "مقترح تمويل" للجهات الممولة والمانحة لتغطية نفقات المشروع، او عقد حملات جمع تبرع ودعم للمشروع.
ويجب ان تعمل الجمعية عن وضعها لموازنة المشروع ان تقوم بتصنيف هذه الموازنة الى نفقات اداري، مشتريات، مكافآت، رواتب، ...الخ، فذلك سيساعدها على مراقبة إنفاقها لأموال المشروع.
خلاصة: تعمل الجمعية على تحديد الوظائف الرئيسية في المشروع وتضع تصوراً للمهارات والخبرات الواجب توافرها في من يشغل هذه الوظائف. وتعتمد الجمعية نظام عمل يحقق الانتاجية والفعالية في أداء الموظفين، وذلك من خلال تحديد مهامهم التي يجب ان يباشروها، والجهد الذي يحتاجونه لتنفيذها، والوقت المخصص لهم لإنجازها. وتعمل الجمعية على متابقة وتقييم أداء الموظفين بالاعتماد على مؤشرات تستخرجها من نظام العمل والوصف الوظيفي الخاص بكل وظيفة. كما تعمل الجمعية على وضع موازنة مفصلة لتنفيذ المشروع وتحدد المعدات والاجهزة التي يحتاجها الموظفون لتنفيذه.
خامساً: تطبيق المشروع
وهي المرحلة التي تعلن فيها الجمعية عن بدء تنفيذ المشروع، ويباشر فريق العمل بتنفيذ الاجراءات والمهام المتفق عليها في خطة المشروع وفي خطة العمل. وتكمن اهمية إدارة المشاريع في هذه المرحلة في أنها تعمل على التحكم في سير اعمال المشروع حسب ما هو مخطط له، وإدخال التعديلات والتحسينات اللازمة على اجراءات ومهام المشروع اذا ما حدثت تغيرات في محيط عمله.
ويمكن متابقة سير المشروع من خلال العناصر التالية:
• متابعة خطة المشروع: حيث تقوم الجمعية بالتأكد من ان المشروع يتجه نحو تحقيق الأهداف لمرجوة منه، وان الانشطة والخدمات يتم عقدها وتقديمها في الوقت المناسب وللفئات لمستهدفة، كما تقوم الجمعية بتحديد الانشطة المتبقية التي عليها ان تنجزها.
كما تتأكد من ان التناسق في مراحل واجراءات تنفيذ المشروع متوفرة، وخاصة في الاجراءات المرتبطة ببعضها البعض. اي انها تعمل على متابقة دقة تنفيذ خطة المشروع بكل جوانبها الموضوعية.
• متابقة الموارد المالية: حيث تتأكد الجمعية بأن رصيد المشروع لا يعاني من نقص في الاموال، وان الاموال تصرف على المستلزمات المخصصة لها، وانه يتم معالجة المصروفات غير المخطط لها. اي انها تعمل على متابعة دقة تنفيذ موازنة المشروع.
• متابعة فريق العمل: وتهدف هذه المتابعة الى التحقق من انجازية وفعالية الموظفين وضبطها في الاتجاه الصحيح، ويأتي ذلك من خلال متابعة مدى التزامهم بتنفيذ خطة المشروع وخطة العمل، إعدادهم تقارير العمل المطلوبة وعقد اجتماعات عمل بشكل مستمر لمناقشة المشروع وتبادل المعلومات حوله، ومتابعة استعداداتهم لتنفيذ الانشطة المتبقية، ومدى التزامهم بمهامهم وأدوارهم، وانسجامهم كفريق عمل في تسيير اجراءات المشروع واتخاذ القرارات. اي ان الجمعية تعمل على متابعة دقة تنفيذ انظمة العمل.
• تطبيق استراتيجية لإدارة المخاطر: فالجمعية قد لا تتمكن من توقع حدوث كل شيء في مرحلة الإعداد والتخطيط للمشروع، وهذا وضع طبيعي جداً، ولكن قد يتعرض المشروع الى بعض المخاطر اثناء تطبيقه، وبالتالي متابعة المشروع تتيح للجمعية فرصة إدارة المخاطر التي قد يتعرض لها. وبشكل مختصر، تتمثل إدارة المخاطر في تحديد عوامل الخطر ومسبباتها وآثارها ووضع الحلول لها ومعالجتها. ومن خلال هذه المتابقة الشاملة لسير المشروع، ستتمكن الجمعية من تكوين صورة واضحة لموقع المشروع الحالي، وتحديد الانجازات التي حققها المشروع والامور المتبقية التي تحتاج الى تنفيذ، بالاضافة الى ان هذه المتابقة الشاملة تزود الجمعية بالتغيرات التي حدثت بعد البدء بتنفيذ المشروع وهو ما يساعدها على اجراء التعديلات والتحديثات اللازمة.
خلاصة: تعمل الجمعية على متابعة وضبط سير المشروع اثناء تنفيذه، وذلك من خلال خطة متابعة تشمل حسن تطبيق المشروع وكافة انشطته وخدماته، والتأكد من إدارة موارد المشروع المالية، ومدى التزام فريق العمل بأداء ادوارهم ومهامهم بانجازية وفعالية، ومدى استعدادهم لتنفيذ النشاطات المتبقية، ومعالجة المخاطر التي قد يتعرض لها المشروع اثناء تنفيذه
سادساً: إنهاء المشروع وتقييمه
وهي المرحلة التي تعمل الجمعية فيها على إنهاء تطبيق المشروع بعد ان تتأكد من تنفيذها لكل ما هو كان مخطط له من انشطة واجراءات.
وقد تبدو عملية انهاء المشروع بسيطة وتلقائية، إلا انها تحتاج الى خطوات واجراءات لا بد للجمعية من ان تقوم بها:
• الانتهاء من إعداد تقارير عمل الموظفين النهائية
• إعلام الموظفين بإنهاء المشروع وشكرهم على ما قاموا به من أعمال
• مراجعة نهائية لموازنة المشروع
• التوجه الى الفئات المستهدفة باعلانات تعلمهم بإنتهاء المشروع وشكرهم على تفاعلهم مع المشروع
• الانتهاء من توثيق كافة اعمال ومراحل المشروع في تقرير خاص
وقبل القيام بهذه الخطوات، لا بد ان تعمل الجمعية على اجراء تقييم للمشروع يستند على المداخل التالية:
• تقييم الأهداف
• تقييم الاجراءات
• تقييم النتائج
وان تعمل على الاستفادة من نتائج التقييم كدراسة حالة لها تستخدمها مستقبلاً في تنفيذ مشاريع جديدة.
خلاصة: تعمل الجمعية على اتخاذ الخطوات الادارية والمالية اللازمة لإنهاء المشروع وتعمل على توثيق ما انجزته في تقارير خاصة، وتعمل على تقييم المشروع والاستفادة من نتائج التقييم في تحسين أدائها.
نصائح وتوجيهات
• قم بتحديد احتياجات فئاتك المستهدفة من فترة لأخرى لتتمكن من ابتكار أفكار جديدة لمشاريع
• تأكد من ان فكرة مشروعك تلبي احتياجات واقعية وضرورية
• حلل هذه الأفكار بالاعتماد على "تحليل الفائدة – التكلفة" لمساعدتك على ترتيب هذه الأفكار حسب اولوياتها واختيار الافضل فيها
• برر فكرة المشروع التي اخترتها وناقشها مع المعنيين واحصل على الإذن في الإعداد لها وتنفيذها
• اعمل على ترجمة فكرة المشروع الى خطة مكتوبة
• حدد اسم المشروع واستراتيجياته واهدافه واربطها مع الخطة الاستراتيجية
• حدد النشاطات الرئيسية والفرعية التي سيتم تنفيذها في المشروع وتأكد من ان تطبيقها سيؤدي الى تحقيق اهداف المشروع
• حدد الفئات المستهدفة ووضح كيف سيفيدهم المشروع
• ضع تصوراً للمخرجات والنتائج النهائية للمشروع
• حدد الاجراءات والمهام التي يجب تنفيذها للإعداد ولتنفيذ المشروع
• حدد الوظائف الرئيسية في المشروع وحدد المهارات والخبرات المطلوبة لكل وظيفة
• زوَد الموظفين بالخبرات والتدريب اللازمين لرفع كفاءتهم في أداء المطلوب منهم
• ضع نظام عمل مناسب يحدد المهام والمسؤولين عنها والفترة الزمنية المتاحة لهم
• قيَم أداء الموظفين بالاعتماد على مؤشرات يمكنك استخراجها من نظام العمل والوصف الوظيفي
• قيَم حجم الاموال التي يحتاجها تنفيذ المشروع وضعها في موازنة تفصيلية
• حدد الأدوات والمعدات التي يحتاجها الموظفون لأداء عملهم
• اعمل على توفير الاموال سواء من موازنة الجمعية او من خلال منح وتبرعات
• تأكد من ان الموظفين على علم ومعرفة بمفهوم المشروع واجراءاته
• تابع دقة تنفيذ خطة المشروع من خلال متابعة تنفيذ الانشطة والوصول الى الفئات المستهدفة وتزويد الخدمات بجودة عالية
• تأكد من انسجام تطبيق اجراءات المشروع مع بعضها البعض
• راجع حسن التصرف بموازنة ومالية المشروع
• تأكد من التزام فريق العمل بأداء ما هو مطلوب منه في الوقت المحدد، وشجع انتاجيتهم وفعاليتهم
• افحص المخاطر التي قد يتعرض لها المشروع واقترح المعالجة المناسبة
• اعلم فريق العمل والفئات المستهدفة بإنتهاء المشروع واشكرهم على جهودهم ومشاركتهم
• وثَق كافة اعمال المشروع في تقارير خاصة
• ضع خطة تقييم شاملة للمشروع، قيَم اهدافه، اجراءاته ونتائجه
تعمل الجمعية على ابتكار أفكار مشاريع تستجيب لاحتياجات الفئات المستهدفة، وتقيَم هذه الأفكار وتختار اكثرها اولوية واهمية، وتعرض الجمعية مبرراتها لاختيار فكرة المشروع وتناقشها مع كافة المعنيين.
تعمل الجمعية، وبجهد جماعي، على ترجمة فكرة المشروع الى خطة مكتوبة تحدد الأهداف التي تسعى الى تحقيقها من المشروع، والانشطة والخدمات التي ستنفذها في إطار المشروع، والفئات المستهدفة من هذا المشروع. كما تضع خطتها في خطتها النتائج المتوقع تحقيقها من تنفيذ المشروع، وتحدد بشكل دقيق الاجراءات والمهام الواجب اتخاذها للإعداد ولتنفيذ المشروع.
تعمل الجمعية على تحديد الوظائف الرئيسية في المشروع وتضع تصوراً للمهارات والخبرات الواجب توافرها في من يشغل هذه الوظائف. وتعتمد الجمعية نظام عمل يحقق الانتاجية والفعالية في أداء الموظفين، وذلك من خلال تحديد مهامهم التي يجب ان يباشروها، والجهد الذي يحتاجونه لتنفيذها، والوقت المخصص لهم لإنجازها. وتعمل الجمعية على متابقة وتقييم أداء الموظفين بالاعتماد على مؤشرات تستخرجها من نظام العمل والوصف الوظيفي الخاص بكل وظيفة. كما تعمل الجمعية على وضع موازنة مفصلة لتنفيذ المشروع وتحدد المعدات والاجهزة التي يحتاجها الموظفون لتنفيذه.
تعمل الجمعية على متابعة وضبط سير المشروع اثناء تنفيذه، وذلك من خلال خطة متابعة تشمل حسن تطبيق المشروع وكافة انشطته وخدماته، والتأكد من إدارة موارد المشروع المالية، ومدى التزام فريق العمل بأداء ادوارهم ومهامهم بانجازية وفعالية، ومدى استعدادهم لتنفيذ النشاطات المتبقية، ومعالجة المخاطر التي قد يتعرض لها المشروع اثناء تنفيذه.
تعمل الجمعية على اتخاذ الخطوات الادارية والمالية اللازمة لإنهاء المشروع وتعمل على توثيق ما انجزته في تقارير خاصة، وتعمل على تقييم المشروع والاستفادة من نتائج التقييم في تحسين أدائها.
يساعد هذا القسم الجمعيات على:
• التعرف على كيفية الوصول الى افكار مشاريع وكيفية تقييم هذه الافكار
• تصميم خطة المشروع وذلك من خلال التعرف على عناصرها الرئيسية
• طرق إدارة موارد المشاريع البشرية والمالية
• اساليب توجيه المشروع عند تطبيقه
• كيفية التعامل مع المشروع عند انتهائه
أولاً: معلومات اساسية عن إدارة المشاريع
• ما هي إدارة المشاريع ؟ وماذا ندير فيها ؟
المشروع هو مجموعة من الانشطة التي يتم تطبيقها لتحقيق أهداف محددة في فترة زمنية محددة، ويمكن تعريف إدارة المشروع بأنها وظيفة الإدارة التي تسعى الى قيادة مشروع ما من بدايته مروراً بتطبيقه وصولاً الى انتهائه.
وتختلف إدارة المشروع عن إدارة البرنامج في أنها تسعى الى تحقيق أهداف قصيرة المدى، وان إدارة البرنامج اوسع وأشمل من إدارة المشروع حيث انها قد تحتوي على اكثر من مشروع واحد.
وستلاحظ الجمعية انها عندما تدير مشروع ما فإنها واقعياً تدير ثلاثة جوانب رئيسية، وهي: أهداف ونتائج، موارد، واجراءات وعمليات. ففي اي مرحلة من مراحل المشروع تقوم الجمعية على إدارة هذه الجوانب الثلاثة.
• دورة حياة المشروع:
اي مشروع بغض النظر عن طبيعته ومدته وحجم نشاطاته، يمر بمراحل محددة تسمى "دورة حياة المشروع"، وهي:
• التفكير في المشروع: وهي المرحلة التي تقوم فيها الجمعية بإبتكار فكرة للمشروع، وتبحث خلالها عن اولوية هذه الفكرة وجدواها.
• التخطيط للمشروع: وهي المرحلة التي ينتقل فيها المشروع من مجرد فكرة الى خطة توضح أهدافه ونشاطاته وخدماته والفئات الذين يخدمهم وكيف يستخدمهم.
• رصد الموارد: وهي المرحلة التي تدرس فيها الجمعية الموارد البشرية والمالية التي تحتاجها لتنفيذ المشروع، وتعيين الافراد وفرق العمل وتوزيع الأدوار والمسؤوليات عليهم.
• تطبيق المشروع: وهي المرحلة التي يتم فيها بدء تنفيذ المشروع وتعمل خلالها الجمعية على إدارة أداء المشروع والتأكد من انه يجري وفق ما هو مخطط له وفي الاتجاه الصحيح.
• إنهاء المشروع: وهي المرحلة التي تنهي فيها الجمعية سريان المشروع بعد تقييمها لمدى تطبيقه للأهداف ولآثار المرجوة منه.
ثانياً: فكرة المشروع
• من أين نأتي بأفكار للمشاريع ؟
اي جمعية تسعى الى تنفيذ اكبر عدد ممكن من المشاريع الناجحة، وقد تواجه هذه الجمعيات صعوبات في تصميم وتنفيذ هذه المشاريع، ويعود ذلك الى انها قد لا تختار المشروع الذي يتناسب مع قدراتها وتخصصها او لا يتناسب مع المستفيدين منه.
وحتى تتمكن الجمعية من اختيار المشروع الصحيح لا بد ان يأتي هذا المشروع لكي يلبي احتياج فئات محددة، وان تكون هذه الاحتياجات واقعية وضرورية وان يأتي المشروع بنشاطات وخدمات تستجيب لهذه الاحتياجات.
فأفضل وسيلة لابتكار أفكار لمشاريع واختيارها هي ان تقوم الجمعية بتحديد فئاتها المستهدفة، وان تعمل على تحديد احتياجاتهم بشكل دقيق، وان تفكر بالأنشطة التي يمكنها ان تقوم بها لتلبي هذه الاحتياجات.
ويمكن اجراء تحديد الاحتياجات باستخدام عدة وسائل مثل الاستمارات، المقابلات، المجموعات المركزة... وغيرها، والمهم هنا ان تستخدم الجمعية الأداة التي تتناسب مع طبيعة الفئة المستهدفة وتوصلها الى المعلومة الصحيحة.
وبعد ان تجري الجمعية تحديداً لاحتياجات الفئات المستهدفة، تحصل على معلومات تعكس واقع الفئات المستهدفة، وتعمل بعد ذلك الجمعية على تصنيف وتحليل هذه المعلومات للوصول الى استنتاجات، وتساعد هذه الاستنتاجات على توجيه الجمعية نحو أفكار لمشاريع يمكن ان تطبقها.
• اختيار فكرة المشروع ومشاركتها:
قد يؤدي تحديد الاحتياجات الى وصول الجمعية الى اكثر من فكرة مشروع، مما قد يؤدي الى اربتاكها في تحديد اي الأفكار ستنطبق. ولمعالجة مثل هذا الوضع لا بد للجمعية من انت تعمل على ترتيب هذه الأفكار حسب اولويتها واهميتها، ويمكن ان تستخدم الجمعية المؤشرات/ العوامل التالية في ترتيب اولويات افكار المشاريع:
• مدى تحقيق هذه الفكرة لرسالة الجمعية واستراتيجياتها واهدافها
• مدى الاستفادة التي ستجنيها الجمعية والفئات المستهدفة من تطبيق هذه الفكرة
• مدى تقبل الفئات المستهدفة لهذه الفكرة
• مدى خبرة الجمعية في تنفيذ مثل هذه الفكرة
• مدى توفر الامكانات لدى الجمعية لتنفيذ هذه الفكرة
• مدى تكلفة تطبيق هذه الفكرة على الجمعية
اي ان الجمعية تعمل على ترتيب اولويات هذه الأفكار من خلال تحليل "التكلفة والفائدة"، وتقوم الجمعية بعد ذلك باختيار الفكرة الاقل تكلفة والاكثر فائدة وتهمل الأفكار الاكثر تكلفة والاقل فائدة، وتبقي الأفكار الاقل تكلفة والاقل فائدة والأفكار الاكثر تكلفة والاكثر فائدة على قائمة تسمى "قائمة مشروعات مستقبلية" فقد تتغير الظروف بما يساعد الجمعية على تطبيقها ايضاً.
وبعد ان تختار الجمعية فكرة المشروع لا بد ان تعمل على تبرير الفكرة وشرحها وذلك من خلال إعدادها "لورقة مرجعية عن الفكرة"، ويجب ان تعمل الجمعية على مناقشة هذه الورقة المرجعية مع اعضاء الهيئة الادارية، العاملون، المتطوعون، والفئات المستهدفة للتأكد من صحة توجهها واخذ موافقة الهيئة الادارية على إعداد وتنفيذ هذا المشروع.
خلاصة: تعمل الجمعية على ابتكار أفكار مشاريع تستجيب لاحتياجات الفئات المستهدفة، وتقيَم هذه الأفكار وتختار اكثرها اولوية واهمية، وتعرض الجمعية مبرراتها لاختيار فكرة المشروع وتناقشها مع كافة المعنيين.
ثالثاً: التخطيط للمشروع
وهي تأتي مرحلة يمر بها المشروع، وتقوم فيها الجمعية بترجمة فكرة المشروع الى مجموعة من الأهداف والانشطة، ويمكن تطبيق مهارات التخطيط الاعتيادية في هذه المرحلة.
ومن المهم جداً ان تعمل الجمعية على ربط خطة المشروع بخطتها الاستراتيجية، حيث ان المشروع جزء من الخطة الاستراتيجية او على الاقل يحقق احد الاستراتيجيات الموجودة في الخطة الاستراتيجية.
ويمكن إعداد خطة المشروع بالاعتماد على العناصر التالية:
• اسم المشروع: حيث تبتكر الجمعية اسماً للمشروع وبإمكاننا كذلك تصميم شعار له.
• استراتيجية المشروع: وتعمل الجمعية هنا على ربط المشروع باستراتيجية الجمعية، وتبين كيف يستجيب لها ويحققها.
• اهداف المشروع: وتوضح الجمعية هنا الأهداف التي تسعى الى تحقيقها من تطبيق هذا المشروع، ولا بد ان تكون هذه الأهداف مؤدية الى استراتيجية المشروع.
ومن المهارات المتبعة في إعداد وصياغة الأهداف هي طريقة SMART ، حيث ان الهدف لا بد ان يكون:
• محدد
• قابل للقياس
• قابل للتطبيق
• واقعي
• ويأتي ضمن فترة زمنية محددة
• النشاطات الرئيسية في المشروع: حيث تقوم الجمعية هنا بعرض مفصل للنشاطات التي تنوي تقديمها من خلال هذا المشروع، مثلاً عقد دورة تدريبية، محاضرة، زيارة ميدانية، مؤتمر، دراسة...الخ.
ولا بد ان تتأكد الجمعية عند تفصيلها للنشاطات انها تحقق هذف او اكثر من اهداف المشروع، اي ان تتأكد من ان تنفيذ هذه الانشطة سيؤدي بالضرورة الى تحقيق الأهداف، فالانشطة مرتبطة بأهداف المشروع.
• تحديد الفئات المستهدفة: حيث تقوم هنا الجمعية بعرض الفئات التي ستستفيد من تنفيذ نشاطات وخدمات المشروع، ولا بد ان تذكر كيف ستستفيد الفئات المستهدفة، ولماذا اختارتها.
ومن المفضل، اذا كان المشروع يقدم اكثر من خدمة او فيه اكثر من نشاط، ان تقوم الجمعية بتحديد وتوزيع الفئات المستهدفة على هذه الخدمات والانشطة.
• النتائج المتوقعة: وتضع الجمعية هنا تصورها للنتائج التي تتوقعها من تنفيذ نشاطات المشروع، وتضع المؤشرات التي ستستخدمها لقياس تحقيق تلك النتائج.
كما يمكن للجمعية ان تورد في هذا العنوان العناصر المساندة لتطبيق النشاطات وايضاً العقبات التي قد تعترضها.
• الاجراءات: وهي من اصعب مراحل التخطيط، حيث ستعمل المنظمة على تحديد كافة الاجراءات والمهام التي ستتخذها من اجل تنفيذ وإدارة هذا المشروع، مثل: الاجتماعات التحضيرية، تحضير
المواد التدريبية او اوراق العمل او المحاضرات وطباعتها، ترتيب موقع النشاط، تحديد الفئات، تحديد الاحتياجات وإعداد ادواته، المتابعة، التقييم... الخ.
فهي اجراءات كثيرة ومتنوعة بتنوع النشاطات والخدمات التي يأتي بها المشروع، وعلى الجمعية ان تجتهد في تحديد هذه الاجراءات، ومن الطبيعي ان تصبح عملية تحديد الاجراءات من الامور البسيطة لدى الجمعية التي نفذت العديد من المشاريع لما تكَون عندها خبرة في إدارة المشاريع.
وبانتهاء الجمعية من التخطيط للمشروع فإنها تكون بذلك قد أعدَت الإطار المرجعي الشامل له، فخطة المشروع ستكون الاساس لإدارته والمرجع لمعرفة ما يلزم القيام به ومن اجل ماذا، ومن الضروري ان يساهم اكبر عدد ممكن من الجمعية في إعداد خطة المشروع، وبعد إعدادها لا بد ان تعمل الجمعية على تزويد الهيئة الإدارية بها والعاملون او اي طرف معني بها.
خلاصة: تعمل الجمعية، وبجهد جماعي، على ترجمة فكرة المشروع الى خطة مكتوبة تحدد الأهداف التي تسعى الى تحقيقها من المشروع، والانشطة والخدمات التي ستنفذها في إطار المشروع، والفئات المستهدفة من هذا المشروع. كما تضع خطتها في خطتها النتائج المتوقع تحقيقها من تنفيذ المشروع، وتحدد بشكل دقيق الاجراءات والمهام الواجب اتخاذها للإعداد ولتنفيذ المشروع.
رابعاً: إدارة موارد المشروع
وتعمل الجمعية في هذه المرحلة على تعيين وتهيئة الكادر البشري الذي سيباشر العمل على المشروع، بالاضافة الى تخصيص وتجهيز الموارد العينية والمالية اللازمة.
• الموارد البشرية:
حيث تعمل الجمعية على تحديد الوظائف الرئيسية للمشروع مثلاً: مدير مشروع، مساعد، باحث، سكرتير، محاسب...الخ. وتعمل على تعيين الاشخاص المناسبين لهذه الوظائف.
كما تعمل الجمعية على تحديد المهارات المطلوبة لكل وظيفة، فذلك يساعدها على الوصول الى الموظفين المناسبين وتعيينهم. ومن المفضل ان تجري الجمعية تحديداً لمستوى مهارات موظفي المشروع وان تزودهم بالتدريب والخبرات اللازمين لرفع مستوى مهاراتهم.
كما يجب ان تقوم الجمعية بوضع نظام عمل للمشروع بعد تحديد المهارات وتعيين الموظفين وتدريبهم، ويتمثل نظام العمل بتوزيع المهام الواجب القيام بها على الموظفين المعنيين بها.
وللوصول الى نظام عمل فعال، يجب ان تعمل الجمعية على وضع قائمة بالمهام التي تتوقع ان يقوم بها كل موظف، وهو ما يسمى "الوصف الوظيفي"، وبعد ذلك تقوم بتوزيع المهام عليهم بالاعتماد على وصفهم الوظيفي.
وحتى تضمن الجمعية انتاجية وفعالية الموظفين، لا بد ان تعمل على تحديد الجهد والوقت المطلوبين لتنفيذ المهام، وبالتالي ستستطيع ان تضع جدول عمل للموظفين يحدد لهم المهام المطلوب انجازها، والجهد الذي يحتاجون بذله لتحقيقها، والوقت المخصص لتنفيذها.
إن وضع مثل جدول العمل هذا للموظفين سيساعد كثيراً في تنفيذ اكثر من مهمة في نفس الوقت، حيث ان الموظف وضمن اوقات عمله الرسمية سيستطيع ان يوزع جهده على المهام المطلوبة منه حسب الوقت المخصص لها.
إن قيام الجمعية بالإعداد لكافة الامور السابقة يساعدها بشكل كبير على اجراء تقييم لأداء الموظفين، حيث ان الوصف الوظيفي وتوزيع المهام والوقت المخصص لها وغيرها كلها من الامور التي توفر مؤشرات واقعية تساعد الجمعية على قياس أداء الموظفين ومدى انجازيتهم وفعاليتهم.
• إدارة الموارد المالية والمعدات:
وتقوم الجمعية هنا على رصد وتجهيز اموال ومعدات المشروع، وذلك من خلال تقديرها للأموال التي تحتاج الى انفاقها على مختلف مراحل واجراءات ونشاطات المشروع، وكذلك تقديرها للمعدات والاجهزة التي يحتاجها الموظفين للقيام بأعمالهم.
وبذلك تكون الجمعية من وضع موازنة تقديرية للمشروع، وهو ما يساعدها من دراسة مدى توفر هذه الاموال والمعدات لديها للشروع بتنفيذ المشروع، او لتقديم المشروع ضمن "مقترح تمويل" للجهات الممولة والمانحة لتغطية نفقات المشروع، او عقد حملات جمع تبرع ودعم للمشروع.
ويجب ان تعمل الجمعية عن وضعها لموازنة المشروع ان تقوم بتصنيف هذه الموازنة الى نفقات اداري، مشتريات، مكافآت، رواتب، ...الخ، فذلك سيساعدها على مراقبة إنفاقها لأموال المشروع.
خلاصة: تعمل الجمعية على تحديد الوظائف الرئيسية في المشروع وتضع تصوراً للمهارات والخبرات الواجب توافرها في من يشغل هذه الوظائف. وتعتمد الجمعية نظام عمل يحقق الانتاجية والفعالية في أداء الموظفين، وذلك من خلال تحديد مهامهم التي يجب ان يباشروها، والجهد الذي يحتاجونه لتنفيذها، والوقت المخصص لهم لإنجازها. وتعمل الجمعية على متابقة وتقييم أداء الموظفين بالاعتماد على مؤشرات تستخرجها من نظام العمل والوصف الوظيفي الخاص بكل وظيفة. كما تعمل الجمعية على وضع موازنة مفصلة لتنفيذ المشروع وتحدد المعدات والاجهزة التي يحتاجها الموظفون لتنفيذه.
خامساً: تطبيق المشروع
وهي المرحلة التي تعلن فيها الجمعية عن بدء تنفيذ المشروع، ويباشر فريق العمل بتنفيذ الاجراءات والمهام المتفق عليها في خطة المشروع وفي خطة العمل. وتكمن اهمية إدارة المشاريع في هذه المرحلة في أنها تعمل على التحكم في سير اعمال المشروع حسب ما هو مخطط له، وإدخال التعديلات والتحسينات اللازمة على اجراءات ومهام المشروع اذا ما حدثت تغيرات في محيط عمله.
ويمكن متابقة سير المشروع من خلال العناصر التالية:
• متابعة خطة المشروع: حيث تقوم الجمعية بالتأكد من ان المشروع يتجه نحو تحقيق الأهداف لمرجوة منه، وان الانشطة والخدمات يتم عقدها وتقديمها في الوقت المناسب وللفئات لمستهدفة، كما تقوم الجمعية بتحديد الانشطة المتبقية التي عليها ان تنجزها.
كما تتأكد من ان التناسق في مراحل واجراءات تنفيذ المشروع متوفرة، وخاصة في الاجراءات المرتبطة ببعضها البعض. اي انها تعمل على متابقة دقة تنفيذ خطة المشروع بكل جوانبها الموضوعية.
• متابقة الموارد المالية: حيث تتأكد الجمعية بأن رصيد المشروع لا يعاني من نقص في الاموال، وان الاموال تصرف على المستلزمات المخصصة لها، وانه يتم معالجة المصروفات غير المخطط لها. اي انها تعمل على متابعة دقة تنفيذ موازنة المشروع.
• متابعة فريق العمل: وتهدف هذه المتابعة الى التحقق من انجازية وفعالية الموظفين وضبطها في الاتجاه الصحيح، ويأتي ذلك من خلال متابعة مدى التزامهم بتنفيذ خطة المشروع وخطة العمل، إعدادهم تقارير العمل المطلوبة وعقد اجتماعات عمل بشكل مستمر لمناقشة المشروع وتبادل المعلومات حوله، ومتابعة استعداداتهم لتنفيذ الانشطة المتبقية، ومدى التزامهم بمهامهم وأدوارهم، وانسجامهم كفريق عمل في تسيير اجراءات المشروع واتخاذ القرارات. اي ان الجمعية تعمل على متابعة دقة تنفيذ انظمة العمل.
• تطبيق استراتيجية لإدارة المخاطر: فالجمعية قد لا تتمكن من توقع حدوث كل شيء في مرحلة الإعداد والتخطيط للمشروع، وهذا وضع طبيعي جداً، ولكن قد يتعرض المشروع الى بعض المخاطر اثناء تطبيقه، وبالتالي متابعة المشروع تتيح للجمعية فرصة إدارة المخاطر التي قد يتعرض لها. وبشكل مختصر، تتمثل إدارة المخاطر في تحديد عوامل الخطر ومسبباتها وآثارها ووضع الحلول لها ومعالجتها. ومن خلال هذه المتابقة الشاملة لسير المشروع، ستتمكن الجمعية من تكوين صورة واضحة لموقع المشروع الحالي، وتحديد الانجازات التي حققها المشروع والامور المتبقية التي تحتاج الى تنفيذ، بالاضافة الى ان هذه المتابقة الشاملة تزود الجمعية بالتغيرات التي حدثت بعد البدء بتنفيذ المشروع وهو ما يساعدها على اجراء التعديلات والتحديثات اللازمة.
خلاصة: تعمل الجمعية على متابعة وضبط سير المشروع اثناء تنفيذه، وذلك من خلال خطة متابعة تشمل حسن تطبيق المشروع وكافة انشطته وخدماته، والتأكد من إدارة موارد المشروع المالية، ومدى التزام فريق العمل بأداء ادوارهم ومهامهم بانجازية وفعالية، ومدى استعدادهم لتنفيذ النشاطات المتبقية، ومعالجة المخاطر التي قد يتعرض لها المشروع اثناء تنفيذه
سادساً: إنهاء المشروع وتقييمه
وهي المرحلة التي تعمل الجمعية فيها على إنهاء تطبيق المشروع بعد ان تتأكد من تنفيذها لكل ما هو كان مخطط له من انشطة واجراءات.
وقد تبدو عملية انهاء المشروع بسيطة وتلقائية، إلا انها تحتاج الى خطوات واجراءات لا بد للجمعية من ان تقوم بها:
• الانتهاء من إعداد تقارير عمل الموظفين النهائية
• إعلام الموظفين بإنهاء المشروع وشكرهم على ما قاموا به من أعمال
• مراجعة نهائية لموازنة المشروع
• التوجه الى الفئات المستهدفة باعلانات تعلمهم بإنتهاء المشروع وشكرهم على تفاعلهم مع المشروع
• الانتهاء من توثيق كافة اعمال ومراحل المشروع في تقرير خاص
وقبل القيام بهذه الخطوات، لا بد ان تعمل الجمعية على اجراء تقييم للمشروع يستند على المداخل التالية:
• تقييم الأهداف
• تقييم الاجراءات
• تقييم النتائج
وان تعمل على الاستفادة من نتائج التقييم كدراسة حالة لها تستخدمها مستقبلاً في تنفيذ مشاريع جديدة.
خلاصة: تعمل الجمعية على اتخاذ الخطوات الادارية والمالية اللازمة لإنهاء المشروع وتعمل على توثيق ما انجزته في تقارير خاصة، وتعمل على تقييم المشروع والاستفادة من نتائج التقييم في تحسين أدائها.
نصائح وتوجيهات
• قم بتحديد احتياجات فئاتك المستهدفة من فترة لأخرى لتتمكن من ابتكار أفكار جديدة لمشاريع
• تأكد من ان فكرة مشروعك تلبي احتياجات واقعية وضرورية
• حلل هذه الأفكار بالاعتماد على "تحليل الفائدة – التكلفة" لمساعدتك على ترتيب هذه الأفكار حسب اولوياتها واختيار الافضل فيها
• برر فكرة المشروع التي اخترتها وناقشها مع المعنيين واحصل على الإذن في الإعداد لها وتنفيذها
• اعمل على ترجمة فكرة المشروع الى خطة مكتوبة
• حدد اسم المشروع واستراتيجياته واهدافه واربطها مع الخطة الاستراتيجية
• حدد النشاطات الرئيسية والفرعية التي سيتم تنفيذها في المشروع وتأكد من ان تطبيقها سيؤدي الى تحقيق اهداف المشروع
• حدد الفئات المستهدفة ووضح كيف سيفيدهم المشروع
• ضع تصوراً للمخرجات والنتائج النهائية للمشروع
• حدد الاجراءات والمهام التي يجب تنفيذها للإعداد ولتنفيذ المشروع
• حدد الوظائف الرئيسية في المشروع وحدد المهارات والخبرات المطلوبة لكل وظيفة
• زوَد الموظفين بالخبرات والتدريب اللازمين لرفع كفاءتهم في أداء المطلوب منهم
• ضع نظام عمل مناسب يحدد المهام والمسؤولين عنها والفترة الزمنية المتاحة لهم
• قيَم أداء الموظفين بالاعتماد على مؤشرات يمكنك استخراجها من نظام العمل والوصف الوظيفي
• قيَم حجم الاموال التي يحتاجها تنفيذ المشروع وضعها في موازنة تفصيلية
• حدد الأدوات والمعدات التي يحتاجها الموظفون لأداء عملهم
• اعمل على توفير الاموال سواء من موازنة الجمعية او من خلال منح وتبرعات
• تأكد من ان الموظفين على علم ومعرفة بمفهوم المشروع واجراءاته
• تابع دقة تنفيذ خطة المشروع من خلال متابعة تنفيذ الانشطة والوصول الى الفئات المستهدفة وتزويد الخدمات بجودة عالية
• تأكد من انسجام تطبيق اجراءات المشروع مع بعضها البعض
• راجع حسن التصرف بموازنة ومالية المشروع
• تأكد من التزام فريق العمل بأداء ما هو مطلوب منه في الوقت المحدد، وشجع انتاجيتهم وفعاليتهم
• افحص المخاطر التي قد يتعرض لها المشروع واقترح المعالجة المناسبة
• اعلم فريق العمل والفئات المستهدفة بإنتهاء المشروع واشكرهم على جهودهم ومشاركتهم
• وثَق كافة اعمال المشروع في تقارير خاصة
• ضع خطة تقييم شاملة للمشروع، قيَم اهدافه، اجراءاته ونتائجه
